Ugovor o obradi osobnih podataka
1. Ugovorne strane
Voditelj obrade: udruga koja koristi sustav Moja udruga, kako je upisana pri registraciji (naziv, OIB i sjedište), koju zastupa osoba koja je ugovor prihvatila u ime udruge (u daljnjem tekstu: Udruga).
Izvršitelj obrade: IT Consulting Services d.o.o., Mekušanska cesta 5, 47000 Karlovac, Hrvatska (u daljnjem tekstu: Izvršitelj).
2. Predmet i trajanje
Izvršitelj za Udrugu obrađuje osobne podatke radi pružanja usluge Moja udruga (web aplikacija, mobilna aplikacija i javna web stranica udruge). Ugovor vrijedi dok Udruga koristi uslugu, a obveze povjerljivosti i brisanja i nakon toga.
3. Priroda i svrha obrade, vrste podataka i ispitanici
| Svrha | vođenje evidencije članova, članarina i uplata, izrada uplatnica, slanje obavijesti članovima, skupštine i dokumenti udruge, javna web stranica udruge |
|---|---|
| Radnje obrade | pohrana, organizacija, prikaz, pretraživanje, izrada dokumenata (uplatnice, izvještaji), slanje e-pošte i push obavijesti, izrada sigurnosnih kopija, brisanje |
| Vrste podataka | identifikacijski podaci (ime, prezime, OIB, broj putovnice, datum rođenja, spol), kontakt i adresa, podaci o članstvu i funkcijama, članarine i uplate, dokumenti i napomene; ako ih Udruga vodi — podaci o liječničkim pregledima (posebna kategorija podataka); podaci korisničkih računa članova i dužnosnika udruge |
| Ispitanici | članovi i bivši članovi Udruge, dužnosnici i korisnici sustava Udruge, pošiljatelji poruka preko kontakt obrasca javne stranice Udruge |
4. Obveze Izvršitelja
Izvršitelj se obvezuje:
- obrađivati osobne podatke samo po dokumentiranim uputama Udruge — upute su ovaj ugovor i radnje koje Udruga poduzima u sustavu — osim ako to zahtijeva pravo Unije ili Republike Hrvatske, o čemu će Udrugu obavijestiti prije obrade, osim ako to zakon zabranjuje;
- osigurati da su osobe ovlaštene za obradu obvezane na povjerljivost;
- poduzeti tehničke i organizacijske mjere iz članka 32. Opće uredbe (točka 6.);
- poštovati uvjete za angažiranje drugih izvršitelja obrade (točka 5.);
- pomagati Udruzi odgovarajućim mjerama u ispunjavanju obveza prema ispitanicima koji ostvaruju svoja prava; zahtjev ispitanika koji stigne Izvršitelju, a odnosi se na podatke Udruge, bez odgađanja proslijediti Udruzi;
- pomagati Udruzi u ispunjavanju obveza iz članaka 32. do 36. Opće uredbe (sigurnost, izvješćivanje o povredi, procjena učinka, prethodno savjetovanje);
- o povredi osobnih podataka obavijestiti Udrugu bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 48 sati od saznanja, s podacima potrebnima za izvješćivanje nadzornog tijela;
- po prestanku pružanja usluge, po izboru Udruge, vratiti podatke u uobičajenom strojno čitljivom obliku ili ih izbrisati, uključujući kopije, osim ako propis zahtijeva njihovu pohranu; podaci u sigurnosnim kopijama brišu se istekom njihova ciklusa čuvanja;
- Udruzi staviti na raspolaganje sve informacije potrebne za dokazivanje poštovanja ovog ugovora i omogućiti revizije, uz prethodnu najavu i bez narušavanja povjerljivosti podataka drugih udruga.
5. Drugi izvršitelji obrade
Udruga daje opće odobrenje za angažiranje drugih izvršitelja obrade. Na dan ove verzije to su:
| Izvršitelj | Usluga | Lokacija |
|---|---|---|
| Expo (650 Industries, Inc.) | dostava push obavijesti mobilne aplikacije | SAD |
| Anthropic, PBC | prepoznavanje uplata pri uvozu bankovnog izvoda — samo kad Udruga koristi tu funkciju | SAD |
| Google (Google Fonts) | fontovi web sučelja (IP adresa preglednika) | SAD / EU |
Poslužitelji, pohrana datoteka i slanje e-pošte nalaze se u Republici Hrvatskoj i njima upravlja Izvršitelj. O namjeravanom dodavanju ili zamjeni drugog izvršitelja Izvršitelj obavještava Udrugu najmanje 30 dana unaprijed objavom nove verzije ovog ugovora i obavijesti u sustavu; Udruga može uložiti prigovor ili prestati koristiti uslugu. Izvršitelj drugom izvršitelju nameće iste obveze zaštite podataka i odgovara Udruzi za njegovo postupanje. Prijenos u treće zemlje provodi se samo uz zaštitne mjere iz poglavlja V. Opće uredbe.
6. Tehničke i organizacijske mjere
- šifrirana veza (HTTPS) za sav promet;
- šifrirana pohrana osobnih podataka članova u bazi; lozinke pohranjene kao sažetak;
- logičko odvajanje podataka svake udruge u zasebnoj shemi baze;
- kontrola pristupa ulogama koje dodjeljuje Udruga; ograničenje pokušaja prijave;
- dnevnik aktivnosti (tko je, kada i što promijenio) dostupan administratoru Udruge;
- pristup datotekama samo preko kratkotrajnih potpisanih poveznica;
- redovite sigurnosne kopije i ažuriranje sustava;
- pristup poslužiteljima samo ovlaštenim osobama Izvršitelja.
7. Obveze Udruge
Udruga je odgovorna za zakonitost obrade podataka koje unosi (pravna osnova, informiranje članova, točnost podataka), za dodjelu uloga korisnicima sustava i za odluke o tome koji su sadržaji vidljivi članovima. Udruga ne unosi podatke koji joj za njezinu djelatnost nisu potrebni.
8. Završne odredbe
Na ovaj ugovor primjenjuje se pravo Republike Hrvatske. Izvršitelj može izmijeniti ugovor objavom nove verzije; o izmjenama Udrugu obavještava u sustavu, a nova verzija vrijedi kad je Udruga prihvati. Do prihvaćanja vrijedi prethodno prihvaćena verzija.
Kontakt
Izvršitelj: IT Consulting Services d.o.o., Mekušanska cesta 5, 47000 Karlovac, Hrvatska,
info@udruga.online
Službenik za zaštitu podataka: Vanja Radojević, vanja@itcs.hr, +385 91 128 1064
Vidi i Izjavu o privatnosti.