Izjava o privatnosti
Ova izjava objašnjava koje osobne podatke obrađuje sustav Moja udruga (www.udruga.online, mobilna aplikacija „Moja udruga" i javne web stranice udruga na poddomenama udruga.online), u koje svrhe, koliko dugo i koja su Vaša prava.
1. Tko je odgovoran za Vaše podatke
U sustavu postoje dvije uloge, ovisno o tome o kojim je podacima riječ:
- Korisnički računi, web i mobilna aplikacija — voditelj obrade je IT Consulting Services d.o.o., Mekušanska cesta 5, 47000 Karlovac, Hrvatska (u daljnjem tekstu: ITCS).
- Podaci o članovima koje unosi udruga (evidencija članova, članarine, skupštine, dokumenti i sl.) — voditelj obrade je udruga koja te podatke vodi. ITCS ih obrađuje samo u ime i po uputama udruge, kao izvršitelj obrade, na temelju Ugovora o obradi osobnih podataka. Za pitanja o tim podacima (npr. ispravak ili brisanje članskih podataka) obratite se svojoj udruzi.
2. Koje podatke obrađujemo
Korisnički račun
Ime, prezime, e-mail adresa, lozinka (pohranjena isključivo u obliku kriptografskog sažetka — ne može se pročitati), uloga u udrugama u kojima imate pristup, datum registracije i zadnje prijave.
Podaci članova koje vodi udruga
Ovisno o tome što udruga upisuje: ime i prezime, OIB, broj putovnice, datum rođenja, spol, e-mail, telefon, adresa, vrsta i status članstva, datumi učlanjenja i prestanka članstva, funkcije, članarine i uplate, napomene, dokumenti te — kod udruga kojima je to potrebno — podaci o liječničkim pregledima (datum pregleda, rok valjanosti, je li položen). Osobni podaci članova (ime, OIB, kontakt, adresa, datum rođenja i sl.) u bazi su pohranjeni šifrirano.
Mobilna aplikacija
Uz podatke računa: oznaka uređaja za push obavijesti (token koji izdaje Expo), platforma (iOS/Android), verzija aplikacije, Vaše postavke obavijesti te zapis poslanih podsjetnika (da isti podsjetnik ne dobijete dvaput). Aplikacija ne prikuplja lokaciju, kontakte, fotografije ni podatke o korištenju.
Tehnički podaci
- IP adresa i vrijeme pristupa u zapisima poslužitelja.
- U dnevniku aktivnosti udruge bilježi se tko je, kada i s koje IP adrese napravio promjenu (npr. unos člana, promjena lozinke) — radi sigurnosti i sljedivosti.
- Kontakt obrazac na javnoj web stranici udruge: ime, e-mail, telefon (neobavezno), poruka i IP adresa pošiljatelja. Poruku prima udruga.
3. Svrhe i pravne osnove obrade
| Svrha | Pravna osnova (Opća uredba o zaštiti podataka) |
|---|---|
| Otvaranje i vođenje korisničkog računa, prijava, pristup udrugama, mobilna aplikacija | izvršenje ugovora o korištenju usluge (čl. 6. st. 1. t. b) |
| Push obavijesti i podsjetnici (članarina, skupštine) | izvršenje ugovora; obavijesti možete isključiti u aplikaciji ili u postavkama uređaja |
| Sigurnost sustava, sprječavanje zlouporabe, dnevnik aktivnosti, zapisi poslužitelja | legitimni interes (čl. 6. st. 1. t. f) |
| Evidencija članova, članarine, uplatnice, skupštine i dokumenti udruge | obrada u ime udruge kao voditelja obrade (čl. 28.); pravnu osnovu određuje udruga — u pravilu Zakon o udrugama i statut udruge |
| Ispunjavanje zakonskih obveza (npr. na zahtjev nadležnog tijela) | pravna obveza (čl. 6. st. 1. t. c) |
Ne koristimo Vaše podatke za oglašavanje, profiliranje ni automatizirano donošenje odluka i ne prodajemo ih.
4. Tko još obrađuje podatke
Sustav radi na poslužiteljima u Republici Hrvatskoj; e-mail se šalje preko poslužitelja ITCS-a, a datoteke (dokumenti, logotipi, slike) čuvaju se na vlastitom poslužitelju za pohranu. Uz to sudjeluju sljedeći izvršitelji obrade:
| Izvršitelj | Što i zašto | Lokacija |
|---|---|---|
| Expo (650 Industries, Inc.) | dostava push obavijesti na mobilne uređaje: token uređaja i tekst obavijesti (npr. iznos dospjele članarine, naziv skupštine); dalje ih isporučuju Apple (APNs) i Google (FCM) | SAD |
| Anthropic, PBC | samo kad udruga koristi uvoz bankovnog izvoda: imena i OIB-i članova te podaci o uplatama iz izvoda, radi prepoznavanja tko je platio članarinu; podaci se ne koriste za učenje modela | SAD |
| Google (Google Fonts) | učitavanje fontova web sučelja — Google pritom vidi IP adresu preglednika | SAD / EU |
Prijenos u treće zemlje provodi se uz odgovarajuće zaštitne mjere iz poglavlja V. Opće uredbe (odluka o primjerenosti, odnosno standardne ugovorne klauzule). Drugim osobama podatke ne dajemo, osim kad nas na to obvezuje zakon.
5. Koliko dugo čuvamo podatke
- Korisnički račun — dok ga ne obrišete. Prijava udruge koja nije odobrena i računi bez ijedne udruge automatski se brišu nakon 30 dana.
- Prijava u mobilnoj aplikaciji — pristupni token vrijedi 15 minuta, token za obnovu najdulje 60 dana; svi prestaju vrijediti promjenom lozinke ili brisanjem računa.
- Uređaji za push obavijesti — do odjave iz aplikacije, brisanja računa ili dok Expo ne javi da aplikacija više nije instalirana.
- Podaci članova — koliko odredi udruga; nakon prestanka korištenja usluge brišu se ili vraćaju udruzi prema Ugovoru o obradi.
- Zapisi poslužitelja — 14 dana. Sigurnosne kopije baze čuvaju se ograničeno vrijeme radi oporavka u slučaju kvara.
- Poveznice za preuzimanje dokumenata — vrijede 1 sat.
6. Kolačići
Koristimo samo nužne kolačiće: kolačić sesije (da ostanete prijavljeni) i zaštitni kolačić protiv krivotvorenja zahtjeva (CSRF). Bez njih prijava ne radi, pa za njih nije potreban pristanak. Ne koristimo kolačiće za analitiku ni oglašavanje.
7. Zaštita podataka
- sav promet ide isključivo preko šifrirane veze (HTTPS);
- osobni podaci članova u bazi su šifrirani; lozinke su pohranjene kao sažetak;
- podaci svake udruge odvojeni su od podataka drugih udruga, a pristup je ograničen ulogama (član, pregledavač, urednik, administrator);
- dokumenti se preuzimaju samo preko kratkotrajnih potpisanih poveznica;
- broj pokušaja prijave je ograničen.
8. Vaša prava
U skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka imate pravo na pristup svojim podacima, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost te prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu.
Zahtjeve u vezi s korisničkim računom pošaljite na info@udruga.online. Radi zaštite Vaših podataka možemo zatražiti potvrdu identiteta. Na zahtjev odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od mjesec dana.
9. Kontakt
Voditelj obrade: IT Consulting Services d.o.o., Mekušanska cesta 5, 47000 Karlovac, Hrvatska, info@udruga.online
Službenik za zaštitu podataka: Vanja Radojević, vanja@itcs.hr, +385 91 128 1064
10. Pritužba nadzornom tijelu
Ako smatrate da se Vaši podaci obrađuju protivno propisima, možete podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, azop@azop.hr, azop.hr.
11. Izmjene izjave
Izjavu ćemo mijenjati kad se promijeni način obrade (npr. nova funkcija ili novi izvršitelj obrade). Na ovoj stranici uvijek je važeća verzija s datumom od kada vrijedi; o bitnim izmjenama korisnike ćemo obavijestiti e-mailom ili u aplikaciji.